Recordar o escribir todo lo dicho en una reunión puede ser exigente. Es por eso que muchas aplicaciones como Microsoft Teams tienen la opción de grabación. Sin embargo, es fácil olvidarse de presionar el botón de grabación una vez que comienza la reunión y debe concentrarse en otras cosas. Afortunadamente, Teams te permite grabar todas tus reuniones automáticamente.
Este artículo explicará cómo encontrar la opción para grabar automáticamente sus reuniones en Teams y otras funciones de grabación útiles.
Cómo grabar reuniones de equipos automáticamente
Microsoft Teams le permite grabar automáticamente el video, el audio y las pantallas compartidas de cada reunión. Esta opción está disponible tanto para los clientes web de Microsoft 365 como para aquellos que usan las aplicaciones de Android y iPhone. Las grabaciones se guardan en formato MP4 en OneDrive o SharePoint conectado al canal si se trata de una reunión de canal.
Desafortunadamente, no hay opción para habilitar la grabación automática para todas las reuniones futuras. Solo puede configurar la función para reuniones separadas o recurrentes una vez que las programe.
Antes de poder activar la grabación automática, debe asegurarse de cumplir con otros requisitos:
- Habilitar el almacenamiento de OneDrive o SharePoint
- Tenga suficiente espacio de almacenamiento (una grabación de una hora ocupa alrededor de 400 MB de almacenamiento)
- Tenga activada la configuración "Grabación de la reunión" si usted es el usuario que graba la reunión
Independientemente de su dispositivo, Microsoft Teams envía una notificación a cada participante antes de que comience la grabación de la reunión y esto no se puede desactivar.
En la web de los equipos de Microsoft
Si es un usuario web de Teams, puede habilitar la grabación automática para una reunión siguiendo estos pasos:
- Programa una reunión como lo harías normalmente y "GUARDA".
- Haga clic en la sesión que desea grabar automáticamente.
- Seleccione "Editar" en la pequeña ventana emergente.
- Haga clic en el botón "Opciones de reunión" en la esquina superior derecha.
- Seleccione el interruptor junto a "Grabar automáticamente" para habilitar la configuración y presione "Guardar" para confirmar sus elecciones.
En Microsoft Outlook
También puede habilitar la opción de grabar automáticamente a través de Outlook.
- Cree una reunión como lo haría normalmente.
- Haga clic en la reunión programada en su calendario.
- Toca "Abrir".
- Vaya al botón "Opciones de reunión" junto a "Más información".
- Haga clic en el interruptor junto a "Grabar automáticamente" para habilitar la configuración y seleccione "Guardar" para confirmar sus opciones.
Ahora la grabación comenzará automáticamente cuando la primera persona de la organización se una a la reunión programada. La grabación continuará aunque la persona que la inició haya abandonado la reunión.
Quién puede grabar reuniones de Teams
Las reuniones de los equipos no pueden ser grabadas por todos. Solo aquellos con licencias específicas y que cumplan con ciertos criterios pueden presionar el botón de grabación o habilitar la grabación automática para una reunión. Suelen ser organizadores de reuniones, coorganizadores, presentadores o aquellos a quienes un administrador de TI permite esta opción.
Si es el organizador de la reunión, puede habilitar la grabación de la reunión para "organizadores y coorganizadores" o "organizadores y presentadores" mientras crea la reunión. Para hacerlo, sigue estos pasos:
- Inicie una reunión como lo haría normalmente.
- Invita a otros.
- Vaya a "Opciones de reunión" en la invitación.
- Designe a los participantes de la reunión como “presentadores y coorganizadores”.
- En el menú desplegable junto a "Quién puede grabar", seleccione su opción.
- Pulse “Guardar” para confirmar los cambios.
Los invitados, los usuarios anónimos y las personas de otras organizaciones o empresas no pueden grabar la reunión ni ser designados para grabarla por el organizador de la reunión.
Cómo administrar la caducidad de la grabación de una reunión de Teams
Las grabaciones de Microsoft Teams caducan después de 120 días de forma predeterminada. Esto libera espacio de almacenamiento para nuevas grabaciones.
La fecha de vencimiento es visible en el mensaje que aparece en el chat después de que finaliza la reunión. Puedes verlo siguiendo estos pasos:
- Abra la grabación en su navegador.
- Seleccione el icono "i" para ver los detalles.
- Vaya a "Mis archivos" en OneDrive o SharePoint, según dónde esté guardada la grabación.
- Pase el cursor sobre la grabación cuya fecha de vencimiento desea ver.
- Haga clic en los tres puntos verticales al lado del nombre del archivo,
- Seleccione "Detalles".
Como organizador de una reunión, puede cambiar la fecha predeterminada desde aquí abriendo el menú desplegable. Puede extender la fecha de vencimiento por 14, 30 o 60 días, seleccionar una fecha del calendario o configurarla como "Sin vencimiento".
Como administrador de Teams, puede establecer una nueva fecha de vencimiento predeterminada siguiendo estos pasos:
- Haga clic en el "Iniciador de aplicaciones de Microsoft".
- Vaya a "Administrador".
- Seleccione "Equipos".
- Busque "Políticas de reuniones" en "Reuniones".
- Vaya a "Global (predeterminado en toda la organización)".
- En "Grabación y transcripción", puede desactivar la caducidad haciendo clic en el interruptor junto a "Las reuniones caducan automáticamente" o puede cambiar la "Fecha de caducidad predeterminada" escribiendo el número de días deseado.
Cambiar la fecha de vencimiento predeterminada solo afectará las futuras grabaciones de reuniones. Para cambiar la fecha de caducidad de las grabaciones existentes, deberá seguir los pasos descritos anteriormente.
La grabación caducada generalmente se elimina después de un día y el propietario recibirá un correo electrónico notificándolo. La grabación eliminada permanecerá durante 90 días en la papelera de reciclaje. Si elige recuperar la grabación, ya no tendrá fecha de caducidad.
Las grabaciones también se pueden eliminar antes a menos que tenga que cumplir con ciertos requisitos de eliminación de grabaciones. Además, puede descargar las grabaciones o moverlas a otra plataforma para guardarlas por más tiempo si el organizador habilita esta opción.
Preguntas frecuentes adicionales
¿Qué sucede si olvido detener la grabación al final de una reunión de Teams?
Si olvida presionar el botón "Detener" una vez que finaliza la reunión, la grabación debería detenerse automáticamente y se guardará en el chat de la reunión o en OneDrive. Si alguien se olvida de abandonar la reunión, la grabación terminará automáticamente después de cuatro horas.
¿Puede recuperar una reunión si olvidó grabarla?
Desafortunadamente, Microsoft Teams no almacena sus reuniones a menos que haya presionado el botón de grabación. No puede acceder a una sesión que los participantes no hayan grabado, ya que va en contra de la privacidad de los usuarios.
¿Quién puede ver las grabaciones de las reuniones de Teams?
Los participantes de la reunión pueden ver automáticamente la grabación sin las opciones de descarga o uso compartido. Los invitados solo pueden ver la grabación si el organizador lo permite.
¿Puedes transcribir las grabaciones de las reuniones de Teams?
Puede ver la transcripción de la grabación si los organizadores lo permiten. Para habilitar la transcripción de reuniones:
1. Vaya a "Reuniones".
2. Seleccione "Políticas de reuniones" y "Grabación y transcripción".
3. Active el botón "Transcripción".
Grabación automática para su tranquilidad
La grabación automática de reuniones es una característica útil cuando tiene muchas cosas en su agenda y tiende a olvidar estos detalles. Siguiendo las instrucciones de este artículo, puede configurar la grabación automática para reuniones individuales una vez que las cree. Tenga la seguridad de que la valiosa información de su equipo se almacenará para volver a visitarla y revisarla más adelante.
¿Ya ha intentado grabar automáticamente una reunión de Teams? ¿Usaste alguno de los consejos de este artículo? Cuéntanos en los comentarios a continuación.
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